Conversion de courriers en actions
Lorsque vous n'êtes pas en mesure de placer des données directement dans OmniFocus, vous pouvez vous envoyer un courriel doté d'un format spécial pour qu'OmniFocus le traite ultérieurement. Pour le configurer, utilisez la sous-fenêtre des préférences Mail d'OmniFocus.
Pour activer le traitement du courrier électronique, cochez la case Ajouter une règle de Mail pour créer des actions OmniFocus.
Une fois la règle de Mail ajoutée, vous pouvez indiquer à OmniFocus le type de messages que vous recherchez. Une des méthodes possibles consiste à rechercher les messages ayant +omnifocus avant le signe @ dans l'adresse de destination, par exemple cornelius+omnifocus@omnigroup.com. Si votre service de messagerie est correctement configuré pour ce type d'adressage, le message arrive dans la boîte à lettres qui convient, comme si le signe plus et le mot supplémentaire ne s'y trouvaient pas (ils servent d'étiquette pour indiquer un traitement particulier). Une autre méthode consiste à rechercher les messages dont la ligne d'objet commence par certains caractères, par défaut --.
Si vous désirez garder les messages traités par OmniFocus dans une boîte à lettres en particulier, sélectionnez Archiver les messages traités dans et choisissez une boîte à lettres. Dans le cas contraire, ils sont supprimés.
La liste Adresses de courrier entrant autorisées est remplie automatiquement avec toutes les adresses électroniques figurant sur la fiche « Moi » du Carnet d'adresses. Vous pouvez ajouter des adresses, si vous comptez vous envoyer des actions OmniFocus à partir d'autres comptes.
Le mode de traitement des messages est assez détaillé et vous avez beaucoup d'options à disposition pour décider du format de vos éléments : La ligne d'objet et le corps du message sont compilés en un seul bloc de texte.
La première ligne, et toutes les autres lignes commençant par -- (trait d'union double), devient une nouvelle action. Les autres lignes deviennent des notes pour l'action précédente.
Pour spécifier un projet, utilisez > (signe supérieur à) ou :: (deux points doubles), suivi d'un nom de projet ou d'une abréviation. Les deux-points sont plus pratiques pour iPhone parce qu'ils se trouvent sur le premier clavier en alternance plutôt que sur le clavier mathématique. La chaîne de projet coïncide exactement comme si elle était saisie dans une cellule de projet dans OmniFocus.
Pour préciser un contexte, utilisez @ (signe arobase), suivi du nom d'un contexte ou d'une abréviation. Comme les noms de projet, le nom de contexte coïncide exactement de la même manière que dans OmniFocus.
Pour saisir une date de début ou d'échéance, utilisez le caractère # (dièse), suivi d'une expression de date quelconque. Vous pouvez utiliser les même expressions que dans OmniFocus (demain, 30-09-2008, 2s, etc.) dans les messages électroniques. Si seulement une date est présente, elle devient la date d'échéance. S'il en existe deux (chacune présentant le symbole dièse), la première devient la date de début et la deuxième la date d'échéance.
Pour saisir une estimation de durée, utilisez $ (signe dollar ; pour vous en souvenir, souvenez-vous de l'adage « le temps c'est de l'argent :-) ») suivi d'une expression de durée quelconque (par exemple,5m, 1h, etc.) ; vous pouvez utiliser les mêmes expressions de durée que dans OmniFocus.
Vous pouvez également ajouter une note sur la même ligne que le titre d'une action en les séparant de // (deux barres obliques). Tout ce qui se trouve après les barres obliques devient une note, toutefois les barres obliques d'une URL, par exemple, http://omnigroup.com, ne comptent pas.
Voici quelques exemples d'actions que vous pouvez vous envoyer : -- Note Action note note note note la la la
note la la
-- Autre action > Projet 2 @ Contexte 3
Note J'ai des lignes vides dans ma note
Très bien
-- Action 3 > Projet 1 @ Contexte 1 // Note sur la même ligne aussi, si vous êtes là -- Action 4 #vendredi // Échéance vendredi car j'ai seulement saisi une date
-- Action 5 #lundi #vendredi // Commence lundi ; échéance vendredi.
-- Action 6 #lundi # // Commence lundi ; pas de date d'échéance.
-- Action 7 :: Projet 3 // Écrit sur mon iPhone ; les deux-points remplacent le signe supérieur à.
--Action8>p2@c2#2j$5m//pas besoin d'espaces, ni de noms complets